固定资产盘点时发现资产缺失，既涉及资产安全管理，又关乎行政管理规范，处理不当将引发审计风险、资产流失、责任不清等连锁问题。作为行政人员，需在第一时间启动规范流程，确保查明原因、明确责任、合法合规处置。以下是一个专业、实用的处理思路：
一、第一时间登记与封存盘点记录
一旦发现资产缺失，不应急于口头处理，而应及时做以下动作：
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填写“资产盘点异常记录表”，记录缺失资产的编号、名称、规格、存放地点、责任人、最后使用时间；
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暂时封存该记录数据，不参与正式账实比对结果上报，避免账面误处理。
这一步的重点是“定性登记”，保留最原始的缺失证据。
二、启动内部调查流程
资产缺失并不等于一定遗失或被盗。行政人员应牵头与相关部门配合开展初步调查：
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查阅资产调拨、借用、维修等记录，确认是否人为漏登记；
监控视频或查看门禁记录。
很多“缺失”资产，最终在跨部门存放点找回。
三、分类分级处理缺失资产
调查后仍无法找回资产的，应视情形进行分类处理：
1. 明确责任类：
赔偿或整改建议；
作为绩效考核或经济责任处罚依据。
2. 管理流程缺陷类：
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如发现是因资产流转流程混乱（如借用无登记），应启动流程修订；
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通知IT、行政、财务联合优化固定资产管理流程，增加扫码追踪或审批机制。
3. 外部不可抗力类：
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如因搬迁、火灾、水灾、盗窃等外因造成资产丢失，需提供
完整事件说明书；
四、资产系统内操作建议
无论找回与否，最终需在固定资产管理系统中进行如下处理：
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对“找回”的资产更新状态为“已复核”；
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对“确认丢失”的资产，执行“报废”或“调账”操作，并
附上缺失处理记录扫描件；
使用如云呐固定资产管理系统，可自动记录所有盘点异常处理轨迹，提升合规性与可追溯性。
五、后续预防机制建议
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在新购资产时即打印二维码标识，并纳入系统统一管理；
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每季度实施小范围抽盘，减少年度盘点压力。
资产缺失并非仅是行政“查不到”的问题，而是企业内控是否完善、责任体系是否清晰的体现。行政人员作为资产管理的中枢节点，应善用系统工具与流程机制，将被动发现变为主动预防。
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